Escribir un procedimiento o trámite de forma adecuada

Asegurarse de que las cosas se hacen sin errores ni omisiones

Escribir un procedimiento – Asegurarse de que las cosas se hacen sin errores ni omisiones

Los tramites se atascan si no tienes la información adecuada y aquí están webs especializadas como tramiteo.com.mx que se encargan de dártelo todo masticadito.

Deje que otros sigan sus pasos con un procedimiento bien escrito.

¿Le gustaría pasar por un procedimiento complicado sólo para conseguir un bolígrafo o un bloc de papel extra? Por supuesto que no.

Los procedimientos -y sus primos cercanos, las políticas- pueden ser un verdadero dolor de cabeza. A veces son demasiado estrictos y restrictivos, y otras veces son vagos y carecen de detalles. Pero, si tu compañero se pone enfermo y de repente eres responsable de hacer las nóminas a tiempo, es bueno tener un procedimiento bien escrito y detallado que te sirva de guía.

Si se hacen bien, los procedimientos pueden tener un efecto importante en una organización. Cuando se redactan de forma clara y adecuada, pueden ayudar a que los sistemas y las personas funcionen mejor. Si su personal sabe qué hacer, cuándo hacerlo, cómo hacerlo y cómo no equivocarse, puede reducir la frustración y ahorrar una enorme cantidad de tiempo y esfuerzo.

Redactar un procedimiento que sea preciso, breve y legible no siempre es fácil. Pero, con un poco de conocimiento y práctica, puede aprender a redactar procedimientos de forma eficaz, e identificar grandes oportunidades para mejorar la calidad de las cosas que hace.

¿Qué es un procedimiento?
Los procedimientos son los caballos de batalla de una empresa. Mientras que las políticas guían la forma en que las personas toman decisiones, los procedimientos muestran el «cómo hacer» para completar una tarea o proceso.

Los procedimientos están orientados a la acción. Describen los pasos que hay que dar y el orden en que hay que hacerlo. Suelen ser instructivos y pueden utilizarse en la formación y la orientación. Los procedimientos bien redactados suelen ser sólidos, precisos, fácticos, breves y directos.

Consejo:
Muchos procedimientos parecen «en blanco y negro», con pasos claros y una sola manera de hacer las cosas: «Completa A, luego B, luego C». Pero a veces hay que ser menos exacto y dejar espacio para el juicio personal. Cuando un procedimiento es demasiado estricto, puede causar confusión. Como la vida no siempre es sencilla y clara, algunos procedimientos deben permitir la subjetividad y las decisiones individuales.

¿Cuándo se necesita un procedimiento?
No todo necesita un procedimiento, así que no crees procedimientos para tareas básicas, pues de lo contrario se ignorarán. La regla número uno de la redacción de procedimientos es asegurarse de que hay una razón para crearlos: Tal vez la gente se olvide de realizar ciertas acciones, tal vez siga equivocándose, o tal vez las tareas sean tan largas y complejas que la gente necesite una lista de control si quiere hacer las cosas bien.

Un procedimiento escrito sólo es necesario si la cuestión es importante o si la aclaración de un proceso supone un beneficio significativo. Antes de empezar, pregúntese si la gente realmente necesita o quiere saber algo.

Se necesita un procedimiento cuando un proceso

Es largo (ejemplo: inventario de fin de año).
Es complejo (ejemplo: administración de beneficios).
Es rutinario, pero es esencial que todo el mundo siga estrictamente las normas (ejemplo: nóminas).
Exige coherencia (ejemplo: gestión de una solicitud de reembolso).
Implica documentación (por ejemplo: disciplinar a un miembro del personal).
Implica un cambio significativo (ejemplo: instalar un nuevo sistema informático).
Tiene consecuencias graves si se hace mal (ejemplo: directrices de seguridad).
En una empresa, es habitual que muchas cosas se hagan sin procedimientos escritos. Existen «reglas no escritas» y procedimientos informales. Pero, a veces, estas reglas no escritas tienen que fijarse en un procedimiento. Esto puede ser necesario