Escribir un procedimiento o tr√°mite de forma adecuada

Asegurarse de que las cosas se hacen sin errores ni omisiones

Escribir un procedimiento – Asegurarse de que las cosas se hacen sin errores ni omisiones

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Deje que otros sigan sus pasos con un procedimiento bien escrito.

¬ŅLe gustar√≠a pasar por un procedimiento complicado s√≥lo para conseguir un bol√≠grafo o un bloc de papel extra? Por supuesto que no.

Los procedimientos -y sus primos cercanos, las pol√≠ticas- pueden ser un verdadero dolor de cabeza. A veces son demasiado estrictos y restrictivos, y otras veces son vagos y carecen de detalles. Pero, si tu compa√Īero se pone enfermo y de repente eres responsable de hacer las n√≥minas a tiempo, es bueno tener un procedimiento bien escrito y detallado que te sirva de gu√≠a.

Si se hacen bien, los procedimientos pueden tener un efecto importante en una organización. Cuando se redactan de forma clara y adecuada, pueden ayudar a que los sistemas y las personas funcionen mejor. Si su personal sabe qué hacer, cuándo hacerlo, cómo hacerlo y cómo no equivocarse, puede reducir la frustración y ahorrar una enorme cantidad de tiempo y esfuerzo.

Redactar un procedimiento que sea preciso, breve y legible no siempre es f√°cil. Pero, con un poco de conocimiento y pr√°ctica, puede aprender a redactar procedimientos de forma eficaz, e identificar grandes oportunidades para mejorar la calidad de las cosas que hace.

¬ŅQu√© es un procedimiento?
Los procedimientos son los caballos de batalla de una empresa. Mientras que las pol√≠ticas gu√≠an la forma en que las personas toman decisiones, los procedimientos muestran el ¬ęc√≥mo hacer¬Ľ para completar una tarea o proceso.

Los procedimientos están orientados a la acción. Describen los pasos que hay que dar y el orden en que hay que hacerlo. Suelen ser instructivos y pueden utilizarse en la formación y la orientación. Los procedimientos bien redactados suelen ser sólidos, precisos, fácticos, breves y directos.

Consejo:
Muchos procedimientos parecen ¬ęen blanco y negro¬Ľ, con pasos claros y una sola manera de hacer las cosas: ¬ęCompleta A, luego B, luego C¬Ľ. Pero a veces hay que ser menos exacto y dejar espacio para el juicio personal. Cuando un procedimiento es demasiado estricto, puede causar confusi√≥n. Como la vida no siempre es sencilla y clara, algunos procedimientos deben permitir la subjetividad y las decisiones individuales.

¬ŅCu√°ndo se necesita un procedimiento?
No todo necesita un procedimiento, as√≠ que no crees procedimientos para tareas b√°sicas, pues de lo contrario se ignorar√°n. La regla n√ļmero uno de la redacci√≥n de procedimientos es asegurarse de que hay una raz√≥n para crearlos: Tal vez la gente se olvide de realizar ciertas acciones, tal vez siga equivoc√°ndose, o tal vez las tareas sean tan largas y complejas que la gente necesite una lista de control si quiere hacer las cosas bien.

Un procedimiento escrito s√≥lo es necesario si la cuesti√≥n es importante o si la aclaraci√≥n de un proceso supone un beneficio significativo. Antes de empezar, preg√ļntese si la gente realmente necesita o quiere saber algo.

Se necesita un procedimiento cuando un proceso

Es largo (ejemplo: inventario de fin de a√Īo).
Es complejo (ejemplo: administración de beneficios).
Es rutinario, pero es esencial que todo el mundo siga estrictamente las normas (ejemplo: nóminas).
Exige coherencia (ejemplo: gestión de una solicitud de reembolso).
Implica documentación (por ejemplo: disciplinar a un miembro del personal).
Implica un cambio significativo (ejemplo: instalar un nuevo sistema inform√°tico).
Tiene consecuencias graves si se hace mal (ejemplo: directrices de seguridad).
En una empresa, es habitual que muchas cosas se hagan sin procedimientos escritos. Existen ¬ęreglas no escritas¬Ľ y procedimientos informales. Pero, a veces, estas reglas no escritas tienen que fijarse en un procedimiento. Esto puede ser necesario

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